Charte pour la protection des données à caractère personnel pour le groupe Menway

Depuis 2010, le groupe Menway a mis en œuvre des dispositions pour garantir la protection des données personnelles des candidats aux offres d’emploi pour lesquelles ses consultants ont la charge du recrutement, confié par ses clients ; pour les personnes qui déposent une candidature spontanée ; pour les salariés en mobilité professionnelle dont l’accompagnement est confié par ses clients ; pour les personnes qui sollicitent un accompagnement individuel pour leur mobilité professionnelle. Dès 2010, le groupe a nommé un Correspondant Informatique et Liberté (CIL), dont la mission était de veiller au respect des dispositions prévues par la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

En mai 2018, Menway a désigné un Data Protection Officer (DPO), conformément aux mesures définies par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Le groupe et ses filiales mettent tout en œuvre pour assurer la sécurité et la protection des données à caractère personnel qui leurs sont confiées, dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, de la loi 2016-1321 du 7 octobre 2016, pour une République numérique.

Le groupe Menway est accompagné dans sa démarche de mise en conformité au RGPD, par le cabinet ACTECIL, société spécialisée dans le conseil aux entreprises sur les sujets relatifs à la protection des données à caractère personnel. Notre DPO est adhérent de l’AFCDP, Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel.

Le Règlement (UE) 2016/679 reprend plusieurs dispositions déjà en vigueur en France et réglementées par la Loi Informatique et Libertés. Ainsi, la démarche de respect de la protection des données à caractères personnels, initiée par le groupe Menway, a permis d’être, d’ores et déjà, en conformité sur plusieurs aspects prévus par le RGPD.

Les dispositions prises par le groupe Menway pour ses sociétés et présentées ci-après sont pour certaines d’ores et déjà en vigueur, pour d’autre en cours de déploiement.

1. Le groupe Menway et ses filiales

1.1 Liste des sociétés concernées

Entités juridiques Marques commerciales SIREN
Menway Holding Menway 493 357 891
Altigapharma Altigapharma 493 038 798
Enthalpia Nord Est Menway Emploi 441 978 467
Enthalpia Nord Ouest Menway Emploi 440 949 576
Enthalpia Rhône Alpes Menway Emploi 477 808 281
Enthalpia Sud Ouest Menway Emploi 440 815 595
Homega Homega 519 371 074
Horemis Est Menway Carrières 429 372 089
Menway Conseil Menway Carrières & Menway Talents 350 941 563
Menway Emploi IDF Menway Emploi 702 021 510
Menway Experts Menway Experts 433 960 085
Solerim Latac-Solerim, Addit, Alexinterim, Publirelais, Satisfo 349 391 565
Yupeek SAS Yupeek 525 269 817

1.2 Les sites internets du groupe

Les sociétés du groupe Menway sont amenées à collecter des données par ses sites internet propriétaires : https://menway.com , https://my.yupeek.com , https://reservoirjobs.com , https://www.addit.com/ , https://www.latacsolerim.com/ , https://www.alexinterim.fr/ , https://www.satisfo-agence-emploi.fr/ , https://www.publirelais.com/ et/ou par tout mini-site dont l’URL serait un sous-domaine de l’un de ses sites. Le site menway.com appartient à la société Menway Holding. Les sites yupeek.com et reservoirjobs.com . Les sites https://www.addit.com/ , https://www.latacsolerim.com/ , https://www.alexinterim.fr/ , https://www.satisfo-agence-emploi.fr/ et https://www.publirelais.com/ appartiennent à la société Solerim.

2. Données à caractère personnel collectées et traitées par le groupe Menway

2.1. Définition des données

Dans le cadre de l’exercice de ses missions, confiées par ses clients, le groupe Menway et ses filiales sont amenés à collecter et traiter des données personnelles vous concernant. Il s’agit notamment de données relatives à votre identité et vos informations de contact (e-mail, adresse et numéro de téléphone) et de l’ensemble des données figurant sur votre CV (Curriculum Vitae). En fonction de la nature de votre demande, Menway peut être amené à vous interroger sur vos critères de recherche d'un emploi et vos préférences, votre expérience professionnelle, votre salaire, votre formation, vos compétences, et vous demander des références professionnelles, et tout complément d’information par rapport au contenu de votre CV (curriculum vitæ).

3. Collecte des données à caractère personnel

3.1. Les moyens de collecte des données personnelles

  1. Le groupe Menway et ses filiales sont amenés à collecter vos données personnelles lors du dépôt de votre candidature à une offre d’emploi sur les des sites internet du groupe, mentionnés au paragraphe 1.2.
  2. Le groupe Menway et ses filiales sont amenés à collecter vos données personnelles lors du dépôt de candidature physique (CV remis en main propre).
  3. Le groupe Menway et ses filiales sont amenés à collecter vos données personnelles lors du dépôt de candidature spontanée sur l’un des des sites internet du groupe, mentionnés au paragraphe 1.2 par e-mail ou par messagerie d’un réseau social...
  4. Le groupe Menway et ses filiales sont amenés à collecter vos données personnelles lors de votre demande d’accompagnement à votre mobilité professionnelle (coaching, bilan de compétence, reclassement ,...).
  5. Le groupe Menway et ses filiales sont amenés à collecter vos données personnelles à travers les données publiques sur les réseaux sociaux (Linkedin, Viadéo, ...)
  6. Le groupe Menway et ses filiales sont amenés à collecter vos données personnelles lors d’une candidature à une offre d’emploi diffusée sur des plateformes en ligne, qu’elles soient, pour Menway, gratuites ou payantes. Les sociétés éditrices de ces sites étant des sous-traitants du groupe Menway et de ses filiales.
  7. Le groupe Menway et ses filiales sont amenés à collecter vos données personnelles à travers des logiciels et outils numériques en ligne relatifs à des test de personnalités, d’évaluation ou de sécurisation de la prise de décision. Les sociétés éditrices de ces solutions étant des sous-traitants du groupe Menway et de ses filiales.
  8. Le groupe Menway et ses filiales sont amenés à traiter vos données personnelles collectées par ses clients à travers des outils numériques (ATS), propriétaire ou non du-dit client.
  9. Le groupe Menway et ses filiales sont amenés à traiter vos données personnelles dans le cadre d’accompagnement individuels ou collectifs (coaching, formation, bilan de compétences, reclassement,...) transmises par ses clients.
  10. La société Menway Holding est amenée à collecter vos données relatives à l’utilisation de ses sites internet en vue d’établir des statistiques permettant l’amélioration de ses services. Ces informations de parcours utilisateur, de source de trafic, de géolocalisation ne sont pas agrégées avec les données personnelles collectées lors d’une candidature à une offre d’emploi ou d’une demande d’accompagnement et sont traitées de manière anonyme.

3.2. La collecte du consentement explicite

  1. Le groupe Menway et ses filiales s’assurent de votre consentement explicite. Lors du dépôt d’une candidature ou d’une demande d’accompagnement, vous êtes informé.e.s de l’utilisation de vos données, de leur durée de conservation ainsi que des modalités et des finalités de traitement.
  2. Pour déposer une candidature spontanée ou à une offre d’emploi, vous confirmez explicitement avoir lu et accepté cette présente charte pour la protection des données à caractère personnel.
  3. Pour déposer une candidature ou une demande physique auprès d’une des collaboratrices ou d’un des collaborateurs du groupe Menway et de ses filiales, vous exprimez votre consentement en remplissant un formulaire papier remis en main.
  4. Pour les cas mentionnés aux 3.1.f et 3.1.g, le groupe Menway et ses filiales s’assurent de la mise en conformité de ses sous-traitants et de la collecte, par le sous-traitant de votre consentement explicite. Celui-ci étant transmis au groupe Menway et ses filiales, en même temps que le transfert de vos données personnelles.
  5. Pour les cas mentionnés aux 3.1.h et 3.1.i, le groupe Menway et ses filiales s’assurent de la mise en conformité de ses clients et de la collecte par le client de votre consentement explicite. Celui-ci étant transmis au groupe Menway et ses filiales, en même temps que le transfert de vos données personnelles.
  6. Pour les cas mentionnés au 3.1.j, la société Menway Holding s’assure de votre consentement explicite quant à l’utilisation de cookies par le site internet.

3.3 Sécurisation de la collecte des données personnelles

Les sites internet du groupe Menway et de ses filiales, mentionnés au 1.2 sont sécurisés par le protocole HyperText Transfer Protocol Secure, plus connu sous l'abréviation HTTPS — littéralement « protocole de transfert hypertexte sécurisé ». Il est la combinaison du HTTP avec une couche de chiffrement SSL.

4. Conservation des données à caractère personnel

4.1 Outils de conservation

  1. Les données numériques ou numérisées collectées par le groupe Menway et ses filiales, mentionnées aux 3.1.a, 3.1.b, 3.1.c, 3.1.d, 3.1.e, 3.1.f, 3.1.g, 3.1.h et 3.1.i, sont conservées sur des serveurs propriétaires et des postes propriétaires distants sécurisés.
  2. Tous les serveurs et postes distants sont la propriété de la société Menway Holding et sont localisés au sein de l’Union Européenne, en France. Le groupe Menway et ses filiales n’effectuent aucun transfert de données, en dehors de l’Union Européenne.
  3. Le groupe Menway disposant de deux filiales ayant des bureaux au Luxembourg, certaines données peuvent y être transférées.
  4. Les données personnelles collectées par le groupe Menway et ses filiales, mentionnées aux 3.1.a, 3.1.b, 3.1.c, 3.1.d, 3.1.e, 3.1.f, 3.1.g, 3.1.h et 3.1.i, peuvent être conservées physiquement sur papier dans des armoires au sein des bureaux du groupe Menway et de ses filiales.

4.2 Sécurisation de la conservation des données personnelles

  1. Les serveurs mentionnés au 4.1.a sont basés au siège du groupe Menway à Metz, dans un local sécurisé par digicode avec une climatisation et un onduleur pour sécuriser l’installation électrique, notamment en cas de surtension. Ces bureaux bénéficient d’un système de vidéo-protection.
  2. Les serveurs sont sauvegardés selon la norme GFS (Grandfather, Father, Son) : Les sauvegardes sont effectuées quotidiennement ; une fois par semaine et sont conservées pour une durée d’1 (un) mois ; une fois par mois et sont conservées pour une durée d’1 (un) an ; une fois par an et sont conservées sans limite de temps.
  3. Les armoires mentionnées au 4.1.f sont fermées à clés. Les bureaux du groupe Menway sont sécurisés.
  4. La connexion des collaboratrices et collaborateurs du groupe Menway aux serveurs et aux ordinateurs distants mentionnés au 4.1.a, s’effectue grâce à un protocole VPN (virtual private network).
  5. Le groupe Menway et ses filiales s’assurent que les mots de passe des sessions informatiques mises à disposition des collaboratrices et collaborateurs de ses sociétés sont changés régulièrement et au moins une fois par trimestre. Le mot de passe permettant d’accéder au réseau wifi dans les bureaux du groupe Menway est changé tous les 3 mois

4.3 Restauration et accès aux données en cas de défaillance

Le groupe Menway et ses filiales garantissent la possibilité de restaurer tout ou partie des données sur les serveurs mentionnés aux 4.1.a et 4.2.a. Le délai de restauration est fonction de la volumétrie des données à restaurer.

La société Menway Holding prévoit la mise en place d’un PRA (Plan de reprise de l’activité) en cas d'indisponibilité des serveurs du siège (incendie, inondation,...) au second semestre 2018.

4.4 Durée de conservation des données

Vos données personnelles sont conservées jusqu’à 2 (deux) ans après le dernier contact entre vous et le groupe Menway ou l’une de ses sociétés.

Si vous avez été salarié en contrat de travail temporaire par l’une des société du groupe Menway et délégué à une entreprise cliente du groupe Menway ou d’une de ses filiales, vos données sont conservées pour 5 ans après la fin de votre dernier contrat.

5. Traitement des données à caractère personnel

5.1 Finalité des traitements

  1. Les données collectées, mentionnées aux 3.1.a, 3.1.b, 3.1.c, 3.1.e, 3.1.f et 3.1.g, ont pour finalité de remplir une mission de recrutement. Vos données, mentionnées au 2.1, sont accessibles par l’ensemble des collaborateurs du groupe Menway et de ses filiales.
  2. Les données collectées, mentionnées au 3.1.h, ont pour finalité de remplir une mission de recrutement confiée par un client du groupe Menway ou d’une de ses filiales. Les données mentionnées au 2.1 sont accessibles uniquement par les collaboratrices et collaborateurs du groupe Menway et de ses filiales, en charge de la mission pour le client.
  3. Les données collectées par le groupe Menway ou d’une de ses filiales, mentionnées au 3.1.d, ont pour finalité de remplir une mission d’accompagnement d’un salarié dans le cadre d’une mobilité professionnelle. Les données mentionnées au 2.1 sont accessibles par l’ensemble des collaborateurs du groupe Menway et de ses filiales.
  4. Les données collectées par le groupe Menway ou d’une de ses filiales, mentionnées au 3.1.i, ont pour finalité de remplir une mission d’accompagnement d’un ou plusieurs salariés d’un client dans le cadre d’une mobilité professionnelle. Les données mentionnées au 2.1 sont accessibles par l’ensemble des collaborateurs du groupe Menway et de ses filiales.
  5. Les données de contact (adresse e-mail), mentionnées aux 3.1.a, 3.1.b, 3.1.c, 3.1.d, 3.1.e, 3.1.f 3.1.g et 3.1.i, peuvent être transférées à la société Menway Holding, à des fins de communication et de transmission d’informations sur le groupe Menway, des questionnaires de satisfaction, des conseils et informations relatifs au marché de l’emploi
  6. Les données mentionnées au 3.1.j ne sont accessibles que par la direction de la communication du groupe Menway. Elles ont pour but d’améliorer le service rendu par les sites internet du groupe. Elles sont anonymisées.

5.2 Registre des traitements

La société Menway Holding dispose, pour elle-même et pour l’ensemble des sociétés du groupe, d’un registre de l’ensemble des traitements réalisés. La société Menway Holding le tient à la disposition des instances de contrôle.

5.3 Traitement des données par des sous-traitants

  1. Les données d’identité et de contact peuvent être transmises à des sous-traitants dans le but d’aider à la décision. Il peut s’agir de sociétés éditrices de test et d’évaluation des profils. Si cette démarche concerne votre demande, vous êtes informés de ce transfert et devrez exprimer votre consentement explicite pour que le sous-traitant puisse collecter et traiter vos données.
  2. Les données de contact (adresse e-mail) peuvent être transmises à des sous-traitants dans le but d’adresser des e-mails aux personnes, comme mentionné au 5.1.b.
  3. Le groupe Menway et ses filiales, s’assurent que ses sous-traitants ou fournisseurs ont une politique de protection des données conforme au RGPD et que les données transmises, ne sont utilisées que par le groupe Menway et ses filiales, ou de manière anonymisée par le sous-traitant dans l’unique but d’effectuer des statistiques quant à l’utilisation de son service.

6. Suppression des données à caractère personnel

  1. Le groupe Menway et ses filiales conservent vos données personnelles collectées pour une durée maximum de 2 (deux) ans après le dernier contact que vous avez avec le groupe Menway ou l’une de ses filiales.
  2. Vos données conservées numériquement sont supprimées automatiquement au terme du délai.
  3. Vos données conservées physiquement sont détruites au terme de 2 (deux) ans. Chaque bureau du groupe Menway et de ses filiales dispose de destructeur de papier permettant la destruction des documents contenant des données à caractère personnel.
  4. Le groupe Menway et ses filiales garantissent à leurs clients la destruction et la suppression de vos données, dès lors que vous en fait la demande.

7. Respect des droits des personnes

7.1 Droits des personnes prévues par la loi et la réglementation en vigueur

7.1.1.Le droit à l’information

Lorsque vous communiquez des données à caractère personnel au groupe Menway et à ses filiales, au moment de donner votre consentement explicite, toutes une série d’informations vous sont communiquées.

7.1.2.Le droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, vous avez le droit d’obtenir l’accès auxdites données ainsi qu’à un certain nombre d’informations complémentaire. Ce droit comprend également celui d’obtenir une copie des données qui font l’objet d’un traitement.

7.1.3.Le droit de rectification

Vous avez le droit de demander que vos données soient rectifiées ou complétées.

7.1.4.Le droit d’effacement ou « droit à l’oubli »

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données. Si vos données ont été transmises à d’autres entités (client, sous-traitant), le mécanisme du « droit à l’oubli » s’enclenche : le responsable de traitement prendra toutes les mesures raisonnables pour informer les autres entités que vous avez demandé l’effacement de tout lien vers vos données personnelles, de toute copie ou reproduction de celles-ci.

7.1.5. Le droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit, dans certains cas prévus par la loi, d’obtenir du responsable du traitement la limitation de vos données. Lorsqu’une telle limitation est demandée, le responsable de traitement ne pourra plus que stocker vos données, sans pouvoir y effectuer quelque traitement que ce soit.

7.1.6. Le droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de récupérer vos données, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, par exemple pour pouvoir changer de fournisseur de service.

7.1.7. Le droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel vous concernant.

7.1.8. Le droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel

Le responsable de traitement est obligé de vous notifier en cas de violations de données vous concernant.

7.1.9. Droit à la mort numérique

Vous avez le droit d’organiser, de votre vivant, les conditions de conservation, de suppression, ou de communication à un tiers, de vos données personnelles.

7.2 Exercice des droits des personnes

  1. Vous pouvez faire exercer vos droits mentionnés au 7.1, en remplissant le formulaire disponible en ligne à l’adresse https://menway.com/droits-donnees-personnelles ou dans l’un des bureaux du groupe Menway ou d’une de ses filiales, en remplissant un formulaire papier prévu à cet effet. Une copie d’une pièce d’identité sera alors demandée. Elle sera détruite après confirmation de l’identité du demandeur.
  2. Chaque demande est traitée dans un délai de 10 jours ouvrés après la demande. Ce délai peut être porté à 15 jours ouvrés si la demande est effectuée entre les 13 juillet et 16 août ou entre les 15 et 31 décembre.
  3. Si une partie de vos données sont conservées par un des clients du groupe Menway ou de ses filiales, le responsable des traitement s’engage à transmettre la demande dans un délai de 10 jours ouvrés après la demande. Ce délai peut être porté à 15 jours ouvrés si la demande est effectuée entre les 13 juillet et 16 août ou entre les 15 et 31 décembre.
  4. Si une partie de vos données sont conservées par un des sous-traitant du groupe Menway ou de ses filiales, le responsable des traitement s’engage à transmettre la demande dans un délai de 10 jours ouvrés après la demande. Ce délai peut être porté à 15 jours ouvrés si la demande est effectuée entre les 13 juillet et 16 août ou entre les 15 et 31 décembre.

7.3. Notification des violations des données personnelles

7.3.1. Notification à l’autorité de contrôle

En cas de violation des données personnelles, lorsque celle-ci est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, le responsable des traitement du groupe Menway et de ses filiales en informe l’autorité de contrôle (la CNIL pour la France) dans les meilleurs délais, et si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance.

7.3.2. Notification aux personnes concernées

En cas de violation des données personnelles, lorsque celle-ci est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, le responsable du traitement du groupe Menway et de ses filiales vous en informera.

8. Mise en conformité et suivi des dispositions

  1. Le groupe Menway s’est doté, pour l’ensemble de ses sociétés, d’un Data Protection Officer (DPO), salarié de la société Menway Holding. Une adresse e-mail de contact a été créée et est présentée sur l’ensemble des sites du groupe Menway, mentionné au 1.2.
  2. Le groupe Menway dispose d’un groupe de suivi de la mise en conformité au RGPD et, plus généralement, de toutes les dispositions relatives à la protection des données personnelles. Il est composé des « directeurs métiers » du groupe et des responsables ou directeurs des services supports du groupe (service communication, service informatique, service ressources humaines, service gestion paie des intérimaires).
  3. Le groupe Menway dispose également d’un réseau de référents pour chacun de ses métiers, dans l’ensemble des régions (au sens de l’organisation territoriale de chacun des métiers du groupe). Ces référents ont pour mission de veiller au bon respect des dispositions prises par le groupe, sur l’ensemble des territoires où le groupe Menway et ses filiales exercent leurs activités.
  4. Le groupe Menway dispose d’un comité stratégique IT qui pilote le déploiement de nouveaux projets digitaux pour le groupe et ses filiales. Menway engage, pour tous ses projets, une politique de privacy by-design, c’est à dire que la protection des données personnelles est prise en compte dès la conception du projet. Le DPO du groupe Menway s’en assure pour chacun des nouveaux projets du groupe ou de l’une de ses filiales.
  5. Le groupe Menway s'est doté d'une charte, pour le respect de la protection des données personnelles et des procédures de confidentialité en vigueur dans le groupe.