Office Manager H/F

• CDI
• Autre(s)
• Paris
• A définir

Détails de l'offre

Missions

EOS by Synapse recherche pour l’un de ses clients un fabricant et distributeur de biens de consommation à l’échelle internationale :
un Office manager H/F.Poste basé à Paris centre à pourvoir dès que possible en CDI.Rémunération :
entre 43k€ et 47k€ brut annuel selon expérience + bonus.Statut cadre forfait heures.Vous travaillerez sous la supervision de la Responsable administrative et financière au sein du bureau historique parisien composé de 5 personnes, vos missions seront les suivantes :
Au quotidien :- Gestion des Visas :
constitution des dossiers (collecte des pièces justificatives, traduction,légalisation…) et transfert au prestataire, et suivi des retours selon les déplacements prévus- Organisation des voyages et des déplacements professionnels (réservation billets d’avion/hôtels, suivi
- Accueil physique des rendez-vous- Réception des appels téléphoniques- Gestion du courrier postal sortant :
affranchissement et dépose du courrier à l’accueil de l’immeuble- Gestion du courrier postal entrant :
collecte du courrier à l’accueil de l’immeuble, tri et remise aux différents destinataires- Gestion des prestataires (type DHL, DRC,) pour envoi pli et colis autres que postaux- Réception des documents juridiques (Filiales – Holdings) transmis par le service dédié,suivi des signatures des dirigeants du périmètre parisien puis renvoi par courrier dématérialisé et physique- Préparer et organiser la logistique des réunions professionnelles (branchement TV / Polycom, boissons, déplacements, interventions orales/écrites, séminaires…)De manière régulière :- Vérification des factures des prestataires suivis, puis envoi via Docusign au signataire légal pour validation avant transfert pour comptabilisation et paiement-Aide à la gestion commerciale et comptable des différentes entités françaises gérées par la RAF à travers la facturation, la comptabilisation encadrée des achats, la consultation des comptes tiers pour le suivi des paiements fournisseurs et des relances clients...- Suivi des stocks des fournitures et consommables (commande + vérification de la conformité
- Assistance dans le suivi des contrats des prestataires de service ainsi que détection et résolution des problèmes éventuels- Rédaction de tout support de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, …) sollicitée par la hiérarchie- Classement, archivage, organisation des dossiers et mise à jour de bases de données- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions des acteurs du bureau parisien, les assister en généralDe manière ponctuelle :- Participation aux actions communes du Pôle OM Groupe de sorte à prêter main forte aux homologuessur les autres sites physiques- Gestion de l’organisation (hébergement des intervenants et planification des réceptions) desévènements (sessions budgétaires, vœux annuels, etc…) organisés par la sociétéDESCRIPTION DU PROFIL :- vous avez des EXPERIENCES STABLES dans l'office management :
notre client recherche une personne qui restera plusieurs années sur son poste-vous avez une expérience en petite comptabilit
- vous avez un niveau d’anglais courant (contact des DG de filiales, visas des voyageurs
- très bonne maîtrise des outils bureautiques, la connaissance de Sage X3 est un plus- sens de l’organisation et de la confidentialité.