ATS recrutement : Le guide ultime pour optimiser vos processus d'embauche
Pourquoi l'ATS est devenu un incontournable en recrutement ?
Les évolutions du marché du travail et l'impact sur le recrutement
Le marché du travail a subi d'importantes transformations ces dernières années, marquées par la digitalisation, l'émergence du télétravail, et l'évolution des attentes des candidats. Ces multiples changements ont rendu le processus de recrutement plus complexe et concurrentiel. Face à ces défis, ce qui est communément appelé un ATS (Applicant Tracking System), ce qui signifie en français "Système de suivi des candidats" s'est imposé comme une solution incontournable pour les entreprises de toutes tailles.
Un Must have pour chaque entreprise qui recrute
L'ATS (également appelé logiciel de recrutement) ne se contente pas de simplifier le recrutement ; il le transforme. En automatisant les tâches administratives, en facilitant la communication et en offrant des insights précieux sur les processus, il permet aux entreprises de se concentrer sur ce qui compte vraiment : attirer et retenir les meilleurs profils.
Les fondamentaux d'un outil ATS : Ce que vous devez savoir
Définition et fonctionnement d'un ATS
Un Applicant Tracking System est un logiciel qui gère le processus de recrutement de bout en bout. Dans une grande majorité des cas il fonctionne en tant que SaaS, c'est à dire que vous utilisez un logiciel qui est hébergé et accessible sur internet. De la publication des offres d'emploi à la sélection des profils, en passant par le suivi des processus d'entretien, il centralise toutes les phases du recrutement en une plateforme unique et intuitive. Il est l'allié de tout recruteur moderne.
Les avantages clés d'un ATS pour les recruteurs et les candidats
Pour les recruteurs, ce logiciel représente un gain de temps considérable, une meilleure organisation des candidatures, et une réduction des erreurs. Pour les candidats, il garantit une expérience fluide, transparente, et équitable, augmentant ainsi l'attrait de l'entreprise.
Comment l'ATS révolutionne le recrutement ?
L'impact d'un système de suivi des candidatures sur le recrutement est bien plus profond qu'il n'y parait. En transformant les méthodes traditionnelles de recrutement (exit les fameux fichier Excel), le logiciel de recrutement offre aux entreprises un avantage compétitif crucial dans la quête des meilleurs talents.
Recruter en équipe : un outil de pilotage collaboratif
L'ATS transforme le recrutement en un projet collaboratif. Il permet à toutes les parties prenantes (RH, managers, équipes de recrutement et autres collaborateurs) de participer activement au processus de sélection grâce à un espace centralisé des postes à pourvoir. Les décisions de recrutement sont prises de manière collective, s'appuyant sur des données et des datas partagés. Cela assure une plus grande cohérence dans les critères de sélection et une meilleure adéquation des profils avec la culture et les besoins de l'entreprise. L'Applicant Tracking System devient ainsi le noyau autour duquel s'articule une stratégie de recrutement inclusive, permettant à chaque membre de l'équipe d'apporter sa contribution spécifique au processus.
Diffusion des annonces : Une visibilité maximale en un seul clic
Avec cette solution RH il y a ce que l'on appelle la multidiffusion. les entreprises peuvent multidiffuser des offres d'emploi sur plusieurs plateformes, y compris des sites d'emploi (également appelé jobboards), des réseaux sociaux, et leur propre site carrière, en un seul clic. Cette capacité à diffuser largement les annonces garantit une visibilité maximale, attirant ainsi un plus grand nombre de candidats. Certains outils de multidiffusion offrent même des fonctionnalités de ciblage intelligent, permettant aux recruteurs de diriger leurs annonces vers des groupes spécifiques de candidats, basés sur des critères tels que l'emplacement, les compétences, ou même les comportements de recherche d'emploi. Cela augmente non seulement la quantité mais surtout la qualité des candidatures reçues.
Amélioration de l'expérience candidat : Un facteur clé pour attirer les talents
L'expérience candidat est au cœur des préoccupations modernes en matière de recrutement, et l'ATS y joue un rôle central. En simplifiant le processus de candidature, en offrant des communications claires, et en permettant aux candidats de suivre leur progression, il crée une expérience positive qui peut renforcer la marque de l'employeur de l'entreprise qui recrute. Un processus de candidature fluide et interactif est essentiel pour captiver l'intérêt des talents, en particulier pour les générations les plus jeunes qui valorisent la transparence et l'efficacité.
Optimisation du suivi des candidats : Comment ne jamais perdre une pépite
Le logiciel de recrutement ne se limite pas à la gestion des candidatures, la lecture et l'intégration d'un CV; il optimise également le suivi des candidats tout au long du processus de recrutement. De la réception de la candidature via son CV à l'onboarding, chaque interaction avec le candidat est enregistrée, personnalisée et accessible dans le SaaS. Certains ATS permettent de connecter directement leur boite mail pour suivre même sur leur téléphone les échanges avec les candidats.
Cela permet une communication cohérente et personnalisée, essentielle pour maintenir l'engagement des candidats. De plus, l'ATS peut identifier et réactiver des candidats précédents pour de nouveaux postes, transformant ainsi un vivier de talents passifs en une ressource dynamique.
Choisir le bon ATS : Critères essentiels et pièges à éviter
Le choix de votre ATS est une décision stratégique majeure qui aspire à optimiser ses processus, gagner du temps et mieux recruter. Un ATS bien choisi peut transformer votre façon de recruter, améliorer l'expérience des candidats, et renforcer l'efficacité de votre équipe RH.
Voici les critères essentiels à considérer et les pièges à éviter pour faire le bon choix.
Les fonctionnalités incontournables d'un bon ATS recrutement
Diffusion des annonces sur les plateformes d’emploi et réseaux sociaux:
L'ATS idéal doit permettre une diffusion large et ciblée de vos offres d'emploi sur diverses supports, incluant les sites d’emploi populaires (jobboards) comme l'APEC Hellowork, Yupeek, et les réseaux sociaux (LinkedIn). Cette fonctionnalité accroît la visibilité de vos annonces et attire une diversité de candidats.
Centralisation des Candidatures
Un outil de recrutement performant doit offrir un espace unique où toutes les candidatures et leurs informations (CV, mail,..), qu'elles proviennent de votre site carrière, de plateformes d'emploi, ou de réseaux sociaux, sont centralisées. Cette centralisation facilite la gestion et le suivi des candidats tout au long du processus de recrutement, assurant qu'aucun candidat ne soit oublié ou négligé. A terme vous créé votre propre vivier de candidats (CVthèque).
Automatisation des étapes clés
L'automatisation des tâches répétitives, comme le tri de CV, l'envoi d'emails de confirmation ou de notifications, est un atout majeur. Elle permet de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines et de se concentrer sur les aspects stratégiques du recrutement, comme l'évaluation des candidats et l'entretien. Cela en va de même pour la multidiffusion de vos annonces.
Création d’un site carrière (travail de la marque employeur)
Un outil de Recrutement doit offrir des features pour créer ou améliorer votre site carrière, élément crucial de votre marque employeur. Cela inclut la personnalisation de l'interface, la mise en place de formulaires de candidature simplifiés, et la possibilité de publier des contenus qui reflètent les valeurs et la culture de votre entreprise, cela dans le respect de la RGPD.
Analyse & Reporting des données liées aux recrutements
Pour évaluer l'efficacité de vos recrutements, l'ATS doit proposer des outils d'analyse et de reporting avancés. Ces outils peuvent vous aider à comprendre les tendances, à identifier les goulots d'étranglement dans votre processus de recrutement, et à prendre des décisions basées sur des données pour améliorer vos performances. Vous pourrez déterminer quel jobboard est le plus performant pour n'importe quelle typologie de métier.
ATS recrutement : Les pièges à éviter
Une complexité inutile
Un logiciel de recrutement trop complexe peut décourager de son utilisation. Recherchez un système qui offre une interface utilisateur intuitive et une courbe d'apprentissage raisonnable aussi bien pour les recruteurs que pour les managers. Un bon outil doit proposer un gain de temps quelque soit les compétences du profil qui l'utilise.
Sous-estimer l'importance du support client
Le support technique et la formation sont essentiels pour maximiser l'utilisation de votre ATS. Un fournisseur qui offre un support client réactif ( en français) et compétent peut faire une grande différence dans le succès de votre mise en œuvre. Il vous fera gagner énormément de temps.
Négliger la connexion avec vos outils de communication
Le support technique et la formation sont essentiels pour maximiser l'utilisation de votre ATS. Un fournisseur qui offre un support client réactif et compétent peut faire une grande différence dans le succès de vos projets.
Sélectionner le Meilleur ATS pour votre entreprise
La sélection d'un système de gestion des candidatures adapté à votre structure est une décision clé qui peut significativement influencer l'efficacité de vos recrutements. Voici des critères à considérer pour faire le meilleur choix possible.
Taille de l’entreprise et volume de recrutements
La taille de votre structure et le volume de vos recrutements sont des facteurs déterminants dans le choix de votre ATS adapté.
Il est donc logique d'une solution destinée à des grands groupes sera contreproductive pour une petite entreprise (coûts, complexité de prise en main, ne répond pas au besoins,..).
ATS adapté aux PMEs et ETI
Les petites structures avec des volumes de recrutement modérés peuvent privilégier des solutions plus simples et plus intuitives, qui offrent une facilité d'utilisation et une mise en œuvre rapide sans nécessiter de fonctionnalités complexes.
Par exemple Wink est un ATS tout en un qui est particulièrement plébiscité pour les entreprises de tailles intermédiaires (PMEs et ETIs). Il permet, depuis le logiciel
Prise en main intuitive pour n'importe quel collaborateur
Génération d'offres d'emploi assisté par Intelligence Artificielle
Système de communication intégré (connexion Gmail, Outlook,..)
Création de site carrière personnalisé
Un connexion premium avec les plateformes (Hellowork, APEC, LinkedIn,..)
Un support français et réactif qui forme chacun de ses nouveaux clients
Un tableau de suivi des KPIs pour améliorer
ATS adapté aux Grands Groupes
En revanche, les grands groupes ou ceux connaissant des volumes de recrutement élevés s'orienteront naturellement vers un logiciel de recrutement plus robuste, doté de fonctionnalités avancées, capable de gérer un grand nombre de candidatures et de faciliter la collaboration entre de multiples recruteurs et départements voir même le fait d'avoir des fonctionnalités développées sur-mesure (mais cela à un coût).
Pour n'en citer qu'un, Smart Recruiter est davantage adapté aux enjeux des grands groupes. Cette solution répond à des enjeux de volumes importants et d'organisation interne complexe :
Conformité aux enjeux de conformité internationale
Possibilité de connexion aux outils internes via des API
Gestion et validation des contrats sur la plateforme
Possibilité d'avoir des Adds on (CRM, Onboarding,..)
Equipe support et formation à l'international
Il est donc essentiel d'évaluer votre volume actuel de recrutement et de planifier, en fonction de l'évolution prévue de votre entreprise, votre besoin.
Fonctionnalités, Facilité d'Usage
La richesse fonctionnelle et la facilité d'usage d'un ATS ne doivent pas être compromises (surtout en SaaS). Les fonctionnalités telles que la gestion des candidatures, la diffusion multi-canal des postes à pourvoir, l'intégration avec les réseaux sociaux, et les outils d'analyse et de reporting, la création d'un vivier de candidats sont essentielles pour augmenter l'efficacité du recruteur. Toutefois, ces fonctionnalités ne doivent pas alourdir l'utilisation de l'outil. La balance entre richesse fonctionnelle et simplicité d'utilisation est donc un critère de choix important.
Formation, support et accompagnement des utilisateurs : La clé du succès
L'efficacité d'un ATS dépend fortement de la capacité des utilisateurs à en tirer le meilleur parti. Un fournisseur qui offre une formation complète, un support technique réactif, et un accompagnement continu est essentiel. La disponibilité de ressources, telles que des tutoriels vidéo, des webinaires, et des guides d'utilisation, peut également faciliter l'adoption de l'ATS dans les routines quotidiennes. La qualité du service client et la rapidité de réponse aux demandes d'assistance technique sont des indicateurs clés de la fiabilité d'un fournisseur d'ATS.
Évaluer les Intégrations et la Compatibilité avec d'autres Outils RH
Dans l'écosystème tech d'une entreprise, un ATS ne fonctionne pas seul. Sa capacité à s'intégrer avec d'autres outils RH (systèmes de gestion des ressources humaines, plateformes d'évaluation, outils de messagerie interne, etc.) et des applications tierces est cruciale. Une intégration fluide permet une automatisation accrue des processus, une meilleure circulation de l'information, et une expérience utilisateur améliorée. Avant de choisir un ATS, il est donc important de vérifier sa compatibilité et ses capacités d'intégration avec les outils déjà en place au sein de votre organisation. La priorité étant d'être connecté avec les plateforme d'emploi.
Déploiement et Adoption de l'ATS : Conseils pour une Transition Réussie
Le déploiement en interne d'un ATS est une phase délicate pour vos processus de recrutement. Pour garantir une transition réussie, une planification minutieuse, une formation approfondie, et une évaluation continue du succès sont conseillés.
Planifier votre migration : étapes clés et Best Practices
Étape 1 : Évaluation des besoins et sélection de votre ATS
Avant tout, évaluez précisément les besoins de votre organisation en matière de recrutement pour choisir l'ATS le plus adapté. Cela inclut la consultation des parties prenantes clés telles que les RH, les managers, et les utilisateurs finaux pour comprendre leurs exigences et attentes.
Étape 2 : Préparation et communication
Une fois l'ATS sélectionné, préparez votre organisation au changement. Communiquez clairement les avantages et les impacts attendus de la nouvelle solution pour susciter l'adhésion. Planifiez des sessions de formation et des ateliers pour répondre aux questions et dissiper les inquiétudes.
Étape 3 : Configuration et personnalisation
Travaillez étroitement avec les équipes de l'ATS pour configurer le système selon vos processus de recrutement spécifiques. Cela peut inclure la personnalisation des workflows, la mise en place de templates d'emails, et la connexion avec des jobboards si vous êtes déjà connectés ou clients de ses derniers.
Étape 4 : Test pilote (non obigatoire)
Avant le déploiement complet, réalisez un test pilote avec une équipe restreinte pour identifier les problèmes potentiels et ajuster le système en conséquence.
Formation et Accompagnement des Équipes RH et Managers
Formation initiale : Organisez des sessions de formation détaillées pour les utilisateurs futurs de l'ATS, en mettant l'accent sur les fonctionnalités clés, les best practices d'utilisation, et la manière de maximiser l'efficacité du système.
Accompagnement continu : Après le déploiement, continuez à offrir un soutien et un suivi pour les personnes qui ne seront pas des utilisateurs réguliers.
Mesurer le Succès : Indicateurs Clés de Performance
Définir des KPIs clairs : Identifiez des indicateurs clés de performance (KPIs) pour évaluer l'efficacité de l'ATS. Ces KPIs peuvent inclure le temps pour pourvoir un poste, le taux d'attrition des candidats, la satisfaction des candidats, et l'origine des CVs.
Suivi et analyse : Utilisez les outils d'analyse et de reporting intégrés à l'ATS pour suivre ces KPIs de manière régulière. Analysez les données pour identifier les domaines d'amélioration et ajustez vos processus de recrutement en conséquence.
En résumé, un ATS n'est pas juste un outil de plus dans l'arsenal RH ; c'est un changement de paradigme dans la façon de recruter. Bien choisi, correctement implémenté et utilisé, il peut transformer votre processus de recrutement, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : construire des équipes performantes et motivées.